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Was sind eigentlich Kleinunternehmerinnen oder Kleinunternehmer? Und welche steuerrechtlichen Regelungen und Besonderheiten gelten für sie?
Diese und weitere Fragen werden hier beantwortet.
Vereinfacht ausgedrückt brauchen Sie sich als Kleinunternehmerin oder Kleinunternehmer um die Umsatzsteuer nicht zu kümmern. Sie übermitteln keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen und keine Umsatzsteuer-Jahreserklärung an Ihr Finanzamt. Ihre Umsätze erklären Sie über die Anlage EÜR im Rahmen Ihrer jährlichen Abgabe der Einkommensteuererklärung, soweit die maßgeblichen Umsatzgrenzen (siehe unten „Wann sind Sie Kleinunternehmerin bzw. Kleinunternehmer?“) nicht überschritten haben. In Ihren Rechnungen dürfen Sie die Umsatzsteuer nicht zusätzlich berechnen (offen ausweisen). Im Gegenzug können Sie auch keine Vorsteuer bei Ihrem Finanzamt geltend machen.
Ab 2025 ändert sich die Kleinunternehmerregelung. Insbesondere haben sich die Umsatzgrenzen geändert. Die FAQs wurden an die Änderungen zum 01. Januar 2025 angepasst.
Eine Kleinunternehmerin bzw. ein Kleinunternehmer ist,
Sollte die Umsatzgrenze von 100.000 Euro im Laufe des Jahres überschritten worden sein, so unterliegt der Umsatz, der die Grenze von 100.000 Euro übersteigt, der Umsatzbesteuerung.
Beispiel 1:
Dorothea Dach ist Unternehmerin mit Sitz in Düsseldorf. Sie erzielt 2024 einen Umsatz in Höhe von 24.000 Euro. In 2025 erzielt Sie Umsätze von 30.000 Euro.Dorothea Dach ist im gesamten Jahr 2024 Kleinunternehmerin. Abzustellen ist auf Grenze von 100.000 Euro im laufenden Jahr.
Beispiel 2:
Bernd Bach ist Unternehmer mit Sitz in Lippstadt. Im Jahr 2024 erzielte er einen Umsatz in Höhe von 24.000 Euro. Bis August 2025 erzielt er einen Umsatz in Höhe von 95.000 Euro. Im September 2025 erbringt er eine Leistung und vereinnahmt das Entgelt in Höhe von 6.000 Euro.Bernd Bach ist bis August 2025 als Kleinunternehmer zu behandeln. Ab dem Umsatz, der die 100.000 Euro übersteigt, unterliegt er der Regelbesteuerung. Das heißt, die 6.000 Euro Entgelt unterliegen der Umsatzbesteuerung.
Nehmen Sie Ihre gewerbliche oder berufliche Tätigkeit im Laufe eines Kalenderjahres neu auf, so darf Ihr Umsatz die 25.000 Euro im Gründungsjahr nicht übersteigen. Der Umsatz, der die 25.000 Euro übersteigen lässt, unterliegt bereits der Regelbesteuerung.
Beispiel:
Kevin Klein übt seine gewerbliche Tätigkeit seit dem 10. Mai 2025 in Köln aus. In der Zeit vom 10. Mai 2025 bis 31. Dezember 2025 erzielt er einen Umsatz von 22.000 Euro.Kevin Klein ist im Jahre 2025 als Kleinunternehmer anzusehen, da er die Umsatzgrenze von 25.000 Euro unterschreitet.
Überschreiten Sie im laufenden Jahr die Umsatzgrenzen, die für das vorangegangene Jahr gilt (25.000 Euro), so unterliegen Sie für das nächste Jahr der Regelbesteuerung. Sie sind somit im Folgejahr verpflichtet, Ihre Leistungen zuzüglich Umsatzsteuer abzurechnen. Die Umsatzsteuer führen Sie über die Umsatzsteuer-Voranmeldungen an Ihr Finanzamt ab.
Beispiel:
Sarah Fischer ist seit 2020 freiberuflich tätig und ist Kleinunternehmerin. Sie erzielt in 2025 mit Ihrer freiberuflichen Tätigkeit einen Umsatz von 27.000 Euro.
Sarah Fischer ist für das Jahr 2025 weiterhin Kleinunternehmerin, da Sie die Grenze für das laufende Jahr von 100.000 Euro nicht überschreitet. Für das Jahr 2026 kann Sie die Kleinunternehmerregelung jedoch nicht mehr in Anspruch nehmen, da Sie dann die Grenze für das Vorjahr von 25.000 Euro übersteigt. Somit muss Sie Ihre Umsätze ab dem 01. Januar 2026 der Umsatzsteuer unterwerfen.
Bei der Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung finden folgende Vorschriften keine Anwendung (§19 Absatz 1 Satz 4 UStG):
Die Kleinunternehmerin bzw. der Kleinunternehmer ist von der verpflichtenden Erstellung einer E-Rechnung ausgenommen.
Sollte die Kleinunternehmerin bzw. der Kleinunternehmer jedoch eine E-Rechnung bekommen, so muss diese akzeptiert und empfangen werden. Der Empfang von E-Rechnung gilt somit auch für Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmer.
Die Kleinunternehmerin bzw. der Kleinunternehmer muss in der Rechnung lediglich vereinfachte Rechnungsangaben machen. Zudem darf er oder Sie dabei die Umsatzsteuer nicht offen ausweisen. Sollte die Umsatzsteuer doch ausgewiesen werden, so schuldet die Unternehmerin bzw. der Unternehmer die Umsatzsteuer hieraus, obwohl er oder Sie eigentlich der Kleinunternehmerregelung unterliegt.
Ja, als Unternehmerin bzw. Unternehmer können Sie auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung verzichten. Sie unterliegen dann der Besteuerung nach den allgemeinen Vorschriften. Der Verzicht ist sinnvoll, wenn Sie hohe Vorsteuern aus Investitionen erwarten. Dies ist zum Beispiel dann der Fall, wenn Sie Fahrzeuge, Maschinen oder Computer für Ihr Unternehmen anschaffen wollen.
Verzichten Sie auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung sind Sie hieran fünf Jahre gebunden.
Mit der Änderung der Kleinunternehmerregelung können Sie die Kleinunternehmerregelung nun auch in anderen Mitgliedsstaaten anwenden. Hierfür registrieren Sie sich bei dem Bundeszentralamt für Steuern (BZST) für das besonderen Meldeverfahren. Die Umsätze die Sie in anderen Mitgliedsstaaten erzielen, werden über dieses Verfahren gemeldet. Eine weitere Registrierung in den anderen Mitgliedsstaaten ist dann nicht mehr notwendig. Zu weiteren Informationen und bei Fragen zum besonderen Meldeverfahren wird auf die Internetseite des BZST verwiesen: BZSt - Europäische-Kleinunternehmerregelung (EU-KU-Regelung).
Neben der Option des besonderen Meldeverfahrens für Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmer gibt es auch noch die Möglichkeit auch als Kleinunternehmerin oder Kleinunternehmer am regulären innergemeinschaftlichen Handel teilzunehmen. Hierfür müssen Sie eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beim Bundeszentralamt für Steuern (BZST) beantragen.
Erwerben Sie als Kleinunternehmerin oder Kleinunternehmer Waren aus anderen EU-Mitgliedstaaten, haben Sie diesen innergemeinschaftlichen Erwerb grundsätzlich nicht zu versteuern. Übersteigt die Summe der innergemeinschaftlichen Erwerbe allerdings 12.500 Euro jährlich (sogenannte Erwerbsschwelle), führen Sie die Erwerbsbesteuerung durch.
Auch bei Erwerben unter dieser Grenze können Sie auf die Anwendung der Erwerbsschwelle verzichten. Dieser Verzicht bindet Sie für mindestens zwei Kalenderjahre. Als Verzicht gilt die Verwendung der Ihnen erteilten Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gegenüber dem liefernden Unternehmen.
Bei Erwerben aus EU-Mitgliedstaaten mit einem höheren Umsatzsteuersatz kann der Verzicht auf die Anwendung der Erwerbsschwelle günstiger sein. Die Besteuerung der erworbenen Waren führt dazu, dass Sie Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben müssen. Ein Vorsteuerabzug ist nicht möglich. Sie entrichten die deutsche Umsatzsteuer an Ihr Finanzamt. Liefern Sie als Kleinunternehmerin oder Kleinunternehmer Waren in andere EU-Mitgliedstaaten, sind diese in der Regel nicht zu versteuern.
Ebenfalls können Sie als Kleinunternehmerin oder Kleinunternehmer innergemeinschaftliche sonstige Leistungen erbringen oder beziehen. Dann erhalten Sie ebenfalls eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Beziehen Sie als Kleinunternehmerin bzw. Kleinunternehmer von Unternehmen aus anderen EU-Mitgliedstaaten sonstige Leistungen, unterliegen diese Leistungen in der Regel der deutschen Umsatzsteuer. In diesem Fall sind Sie verpflichtet, Umsatzsteuer-Voranmeldungen an Ihr Finanzamt zu übermitteln und die deutsche Umsatzsteuer an das Finanzamt zu entrichten. Ein Vorsteuerabzug ist auch hier nicht möglich. Erbringen Sie sonstige Leistungen an Privatpersonen in EU-Mitgliedstaaten, sind diese in der Regel nicht in Deutschland umsatzsteuerpflichtig. Wenn Sie sonstige Leistungen an Unternehmen in EU-Mitgliedstaaten erbringen, sind diese nicht von Ihnen, sondern von dem anderen Unternehmen zu versteuern.
Liefern Sie als Kleinunternehmerin bzw. Kleinunternehmer Waren oder erbringen sonstige Leistungen an einen in einem anderen EU-Mitgliedstaat ansässigen Unternehmer, sind Sie nicht verpflichtet, eine Zusammenfassende Meldung abzugeben.
